Entwicklung eines Messestandes: Tipps, Tricks und andere Vorteile

I&D beginnt mit der Entwicklung

Vorausplanung ist die zentrale Messestand-Idee für den Erfolg! Das gilt auch für alle Maßnahmen rund um den Messeauftritt. Sie sollten bei den Messestand Ideen auch berücksichtigen, den Auf- und Abbau des Messestands schon bei der Konstruktion des Objektes mit einzubeziehen. Wenn Sie eng mit Ihrem Messestandbau-Unternehmen zusammenarbeiten, können Sie einen Stand konstruieren, der enorm wenig Aufwand beim Auf- und Abbau in Anspruch nimmt. Damit sparen Sie Zeit und Geld! Und wenn Sie Ihre Messestandidee so messe-fertig wie möglich entwickeln, reduzieren Sie das Fehlerrisiko für das Team vor Ort nachhaltig.

Zusammenarbeit mit einem Messebau-Unternehmen

Die Auswahl des passenden Messebau-Unternehmens ist ein wichtiger Aspekt, um einen nahtlosen I&D-Prozess zu gewährleisten. Ein guter Dienstleister übernimmt die logistischen und strategischen Herausforderungen für Sie. Lassen Sie sich Referenzen und Fallstudien zeigen.
Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu Ihrem Partner-Unternehmen auf. Rufen Sie Ihn mindestens einen Monat vorher an oder vereinbaren Sie zeitnah ein Treffen, um die Details und Ihre Erwartungen zu diskutieren. Proaktive Kommunikation reduziert unvorhersehbare Kostenrisiken. Oftmals lassen sich Änderungen am Stand so schon frühzeitig mit den Vorgaben von Auf- und Abbau vereinbaren.
Fragen Sie Ihren Messebauer nach dem Zustand der Elektrik und ob der Messestand frei von Kratzern oder Beschädigungen ist. Damit reduzieren Sie möglichen Zeitaufwand zu Beginn der Installationstätigkeiten.

Eine weitere Messestand-Idee: Drucken und versenden Sie Kopien von Bauzeichnungen, Renderings und Inszenierungen von Fotos Ihres Standes. Fassen Sie diese Aufzeichnungen in Exposees zusammen und teilen Sie diese Kopien an das I&D-Team zur Messe aus. Sie ersparen sich damit viele Kopfschmerzen, wenn alles durchorganisiert ist.

Frühzeitig vor Ort sein

Versuchen Sie so früh wie möglich beim Aufbau vor Ort zu sein, um die Arbeiten zu überwachen. Versichern Sie sich, dass Ihr Ausstellungsplatz ausreichend mit Unterboden-Ausstattungen wie elektrische Verkabelung, Internetversorgung und elektrischen Ausgängen ausgestattet ist. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit, fehlende Ausstattungen nachzubessern. Ansonsten müssen Sie u.U. sogar die Eröffnung Ihres Messestandes verschieben. Sollten Sie derartige Probleme schon vor dem Eintreffen des Aufbau-Teams gelöst haben, sparen Sie viel Geld.

Punktlandung

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit der Aufbau in Anspruch nimmt, können Sie auch den Aufwand präzise budgetieren. Ihr Partner-Unternehmen sollte einen Testaufbau in seinem Lager durchführen, so dass Sie einen Vorausanblick Ihres Standdesigns erhalten. Haben Sie keine Angst, Ihren Dienstleister zu fragen, wie lange sein Inhouse-Team für den Messestandbau benötigt hat. So erhalten Sie eine Vorstellung, wie groß der Aufwand auf dem Messegelände sein wird. Erfahrungsgemäß dauert es doppelt so lange, einen Stand aufzubauen, wie ihn wieder zu demontieren. Kalkulieren Sie also für den Abbau nur die Hälfte der Zeit ein.

Do-it-Yourself Standaufbau

Für mobile Messestandsysteme benötigen Sie keinen Messebauer. Die meisten tragbaren Systeme sind innerhalb weniger Minuten auf- und wieder abgebaut. Genauso wenig benötigt man Werkzeug für den Auf- und Abbau. Mit der DIY-Methode können Sie Ihre Messekosten deutlich reduzieren.

Abbau des Messestandes

Nach Beendigung der Messe muss der Stand wieder abgebaut und für die Spedition zusammengepackt werden. Alles, was den Abbau schlanker macht, erspart Zeit und verringert den Stundenaufwand.

Um einen funktionalen und organisierten Abbau des Messestandes zu gewährleisten, folgen Sie diesen Anregungen: 

• Planen Sie die Anforderungen an Auf- und Abbau gleichzeitig. So können Sie alle Dienstleistungen im Voraus bestellen.
• Bestätigen Sie den Abbauzeitpunkt mit dem I&D-Team. Wenn Ihr Team zu spät kommt, müssen Sie mit erhöhten Stundensätzen kalkulieren. Unter Umständen müssen Sie auch noch mit Verspätungsgebühren beim Veranstalter rechnen.
• Halten Sie Kopien der Abbauanleitungen für den Stand bereit. Dann kann das I&D-Team sofort mit der Arbeit beginnen.
• Behalten Sei die Mannschaft während des Abbaus im Auge und geben Sie präzise vor, wie der Stand verstaut werden soll. Beauftragen Sie Ihren Messestandbau-Partner, Fotos der Verpackungen aufzunehmen und versorgen Sie die Mannschaft mit den Bildern als Referenz.