Die Messeeinladung und das Nachfassen

Gerade in der Phase der Messevorbereitung werden erfahrungsgemäß bis zu 60 Prozent der Erfolgspotentiale verschenkt. Wesentliche Gründe dafür sind: Unklare Messeziele und eine mangelhafte Vorbereitung. Diese Blog-Serie bietet einen Leitfaden, der allen Messeverantwortlichen helfen soll, Messen noch erfolgreicher zu planen, durchzuführen und eine erfolgreiche Nacharbeit zu realisieren.

Zentraler Aspekt für eine erfolgreiche Messeteilnahme ist die perfekte Ansprache der eigenen Zielgruppen. Dabei ist zu beachten, dass man die Streuverluste so gering wie möglich hält. Wägen Sie deshalb sorgfältig ab, ob Sie eher auf eine hohe Quantität an Besuchern setzen möchten, oder mehr Qualität erwarten. Dabei handelt es sich eindeutig um eine strategische Entscheidung. Denn je mehr Personen Sie auf dem Messestand besuchen, desto geringer wird die Betreuungsqualität für den Einzelnen.

Damit der Messeauftritt ein Erfolg wird und genügend Besucher an den Messestand des Unternehmens kommen, ist es wichtig, bestehenden Kunden eine Messeeinladung zuzusenden. Spätestens zwei Monate vor der Messe sollten Kunden, Interessenten und potentiellen Kunden eine Einladung zur Messe zugesendet werden. Empfehlenswert ist eine zielgruppenspezifische Vorgehensweise bei der Messeeinladung. Entwickeln Sie eine Hierarchie und kategorisieren Sie die Ansprechpartner nach der möglichen Bedeutung für ihr Unternehmen. Stellen Sie einen VIP-Verteiler der wichtigsten Personen zusammen, die eine hohe Relevanz besitzen. Passen Sie die Einladungstexte der Bedeutung der Ansprechpartner an. VIP-Kunden sollten vielleicht nicht nur über den Email-Verteiler angesprochen werden, sondern eine persönliche Einladung per Post erhalten. Lassen Sie diese Einladungsschreiben individuell gestalten. Der VIP-Partner soll sich prominent angesprochen fühlen und eine entsprechend hohe Bereitschaft zum Besuch der Messe und Ihres Messestandes entwickeln.
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Rund einen Monat vor der Messe werden die Zielpersonen nochmals angeschrieben. Dieser Reminder sollte deutlich mehr Verbindlichkeit signalisieren und zu einer Rückmeldung aufrufen. Fragen Sie aktiv nach einer Bestätigung der Einladung nach und verbinden Sie die Zusage mit einem Telefonat, in dem Sie Termin, Zeitpunkt und Treffpunkt mit dem Besucher vereinbaren. Bestätigen Sie den Termin schriftlich und hinterlegen Sie die vereinbarten Daten. Der Besucher kann diese dann in seinem Kalender eintragen.

Der Einsatz von Gutscheinen zur Verstärkung der Einladung zum Messestand hat sich in der Vergangenheit durchaus bewährt. Mittlerweile bieten viele Messeveranstalter Eintrittsgutscheine für Aussteller an, damit die Leistungsfähigkeit und Attraktivität der Veranstaltung gestärkt wird. Die Zusendung eines derartigen Eintrittsgutscheins erkennt der Adressat als moralische Aufforderung, den Aussteller auf der Messe zu besuchen – Zeit für qualitative Gespräche!

Hilfreich sind auch die Werbemittel, die der Messeveranstalter in der Regel kostenfrei zur Verfügung stellt. Je hilfreicher und praktischer diese kleinen Geschenke sind, desto häufiger werden sie auch eingesetzt und stärken damit die Kundenbindung. Idealerweise haben die Werbegeschenke einen Bezug zu Ihrem Unternehmen oder zu dem Produkt, das vorgestellt werden soll. Dabei sollte man sich nicht darauf verlassen, dass die Kunden nach den Messeeinladungen auch zur Messe kommen. Das Nachtelefonieren der Kontakte und das persönliche Einladen zur Messe ist von großer Bedeutung, damit die wichtigsten Kunden nochmals zu einem Standbesuch eingeladen werden. Anknüpfungspunkte hierfür können z.B. sein:

• eine spezielle Präsentation
• ein Fachvortrag während der Messe
• ein gemeinsames Arbeitsessen mit Lieferanten
• eine Abendveranstaltung
• ein Vertriebspartner-Treffen.

Die telefonische Nachfassaktion

Eine telefonische Nachfassaktion im Anschluss an eine schriftliche Einladung zur Messe erfordert eine sehr sensible Vorgehensweise. Schließlich soll sich der Eingeladene nicht zu sehr unter Druck gesetzt fühlen, sich aber auch gleichzeitig nicht zu einfach aus der „Umarmung“ befreien können.

Muster Telefonleitfaden:

1. Einstieg über Zentrale: Guten Tag. Mein Name ist xy von der Firma xy aus Italien. Ich möchte gerne Frau/Herrn xy sprechen.
2. Gespräch mit Ansprechperson Guten Tag Herr xy. Mein Name ist xy von der Firma xy aus Italien. Wir hatten Sie bereits vor xy Tagen/Wochen
   1. zu einem Arbeitsessen (wichtige Kunden)
   2. zu einem persönlichen Gespräch (Altkunden)
   3. zu einer individuellen Produktpräsentation (Interessenten)
   4. zu einer Produktpräsentation in einem separaten Vorführraum (potentielle Kunden)

während der Messe eingeladen. Da wir gerade unsere Termine planen, möchten wir gerne mit Ihnen einen konkreten Termin abstimmen.

Wichtig: Wenn keine Unterlagen vorliegen, sofort nochmals zusenden und auf ein nochmaliges Telefonat in der kommenden Woche verweisen. Wichtig bei der telefonischen Nachfassaktion ist die Verbindlichkeit. Der Ansprechpartner soll merken, dass es Ihnen ernst ist und dass Sie es begrüßen würden, wenn Sie ihn auf der Messe persönlich sprechen könnten.

Wenn kein Interesse – nachfragen, weshalb kein Interesse besteht.

Wichtig: Wenn Interesse besteht, Person aber zur Messe nicht kommen kann, nachfragen, wann ein Gesprächstermin nach der Messe möglich wäre. Terminfenster vorgeben und sofort festmachen: „Wir könnten Ihnen folgende Termine anbieten. Welcher Termin passt Ihnen am besten?“ Vielen Dank. Auf Wiederhören.“

Versuchen Sie, jedes Telefonat zu nutzen, um weitere Informationen über das gegenüber zu sammeln. Das ist nicht nur hilfreich für das geplante Gespräch auf der Messe, sondern auch im Sinne der Kundenzufriedenheit anschließend wichtig.

Insbesondere Fachbesucher informieren sich im Vorfeld über die Medien. Die Messe informiert die Besucher über Messeneuheiten. Wenn Neuheiten präsentiert werden sollen, empfiehlt sich die Information der Messeleitung. Über diese Unternehmen und ihre Neuheiten wird im Vorfeld in den Messepublikationen berichtet. Während einer Messe informieren sich viele Journalisten über die Branche. Umso wichtiger ist die Planung und Umsetzung eines aufmerksamkeitsstarken PR-Konzeptes.

Um die Medien für den eigenen Messestand zu interessieren, empfiehlt sich die Vorstellung einer Produktneuheit. Für Journalisten ist ein neues Produkt der Aufhänger einer Story und damit Grund für einen Messebeuch und den Besuch Ihres Messestandes. Bereiten Sie sich auf den besuch intensiv vor. Journalisten fragen häufig sehr intensiv nach und erwarten präzise Rückmeldungen. Berücksichtigen Sie in jedem Fall die Anfragen eines lokalen Journalisten mit höchster Priorität. Die Berichterstattung über Ihren Messestand und das neue Produkt erscheint im Idealfall schon am kommenden Tag in der lokalen Zeitung und wird unter Umständen den einen oder anderen Leser animieren, die Messe und den Messestand zu besuchen, um sich näher über das Produkt zu erkundigen.