Wie man Messeprovider findet und engagiert

Andererseits ist die Suche nach einem guten Messeprovider nicht wirklich schwierig. Egal, ob Sie einen Messebau in München planen, einen Messestand mieten oder den Messestand kaufen möchten – Wichtig ist in jedem Fall, sich zunächst im Markt zu informieren. Am besten, Sie folgen diesem Leitfaden:

Erstellen Sie eine Wunschliste

Bevor Sie beginnen, Verträge zu unterzeichnen, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf identifizieren. Manchmal bietet zwar der Messeveranstalter ausgewählte Dienstleistungen an, aber grundsätzlich müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben Ihr Messeprovider und welche Sie und Ihr Unternehmen übernehmen sollen. Folgendes ist zu beachten:

Die Grundlagen

Caterer

Achten Sie darauf, einen Catering-Service zu engagieren, der das perfekte Menü für Ihre Gäste auf dem mobilen Messestand zusammenstellt. Suchen Sie jemanden, der über einen guten Ruf und nachweislich Erfahrung bei der Versorgung großer Menschenmengen verfügt.

Sitzplätze und Dekor

Je nach Veranstaltungsort müssen Sie für Ihren Messebau möglicherweise Tische, Stühle und / oder weiteres Mobiliar mieten. Lokale Messestand-Verleihfirmen könnten ein guter Ansatz sein.

Sicherheit

Wenn Ihr Veranstalter kein Sicherheitspersonal bereitstellt, sollten Sie selbst erfahrenes und lizenziertes Wachpersonal einsetzen, das über die notwendige Professionalität verfügt.

Messe-Extras

Interaktive Erlebnisse

Wenn Sie beispielsweise einen Anbieter für eine Social Media-Wand oder ein Instagram-Fotoboard in Betracht ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass dieser Kontakt über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügt.

Entertainment

Kümmern Sie sich um Provider, die von der Getränkearte bis zum Künstler oder Musiker alles besorgen können.

Lieferanten-Recherche

Wenn Sie Lieferanten einstellen, bedenken Sie, dass diese auch für andere Anlässe einsetzbar sein sollten und sich mit Ihren Zielen und Ansprüchen identifizieren können.

Messeveranstalter-Kooperation

Häufig stellt Ihnen Ihr Messeveranstalter eine Liste mit den bevorzugten Anbieter zur Verfügung, mit denen er selbst arbeitet.

Online-Detektiv

Vor allem an Messeorten, die Ihnen nicht sehr geläufig sind, sollten Sie mögliche Lieferanten im Vorfeld intensiv prüfen. Schauen Sie in die Referenzlisten der Anbieter oder checken Sie die Webseiten über Angie’s List und Google.

Empfehlungen

Ganz gleich, ob es sich um Ihre Kunden, andere Anbieter oder andere Provider handelt – der Zugriff auf Ihr Netzwerk ist der beste Weg, seriöse Anbieter zu finden.

Augen auf

Wenn Sie andere Messen besuchen, achten Sie darauf, welche Provider einen tollen Eindruck auf Sie machen. Versuchen Sie eine Visitenkarte zu erhalten oder führen Sie ein kurzes Kontaktaufnahmegespräch.

Details fixieren

Sobald Sie eine Vorauswahl von Anbietern ausgewählt haben, suchen Sie den für Ihr Budget und Ihre Anforderungen geeigneten Partner aus

Verträge sorgfältig prüfen

Überassen Sie nichts dem Zufall. Stellen Sie sicher, dass die Details, die Sie mit Ihren Lieferanten besprechen, klar definiert sind. Definieren Sie die Services eindeutig, einschließlich Datum und Uhrzeit, Kosten und Zahlungsplan sowie Informationen zu Versicherungen, Lizenzen und Genehmigungen.

Raum für Verhandlungen

Gute Provider sind in der Regel flexibel und bereit, ein maßgeschneidertes Veranstaltungspaket anzubieten. Geben Sie Ihre Budgetvorstellungen präzise an. Weitere Details, die Sie verhandeln sollten, sind Fälligkeitstermine, Vorauszahlungsrabatte und / oder wenn sie bereit sind, etwas Budget extra zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie die richtigen Provider für Ihre Veranstaltung auswählen, wird sich Ihr Messeerfolg erhöhen.